Liste de contrôle des chaises de bureau pour un nouvel aménagement de bureau : ce que chaque startup devrait préparer

L'ouverture d'un nouveau bureau est une étape passionnante pour toute entreprise. Il vous faudra choisir le bon emplacement, aménager l'espace de travail, acheter le matériel et créer un environnement propice à l'efficacité de votre équipe.

Parmi tous les meubles de bureau que vous achèterez, les chaises de bureau méritent une attention particulière.

Avant de passer une commande groupée, prenez quelques minutes pour vous préparer. Cette liste de vérification vous aidera à éviter les erreurs d'achat courantes et à faire de meilleurs choix pour votre bureau en phase de démarrage.

Pourquoi une liste de vérification pour chaise de bureau est importante

Une bonne planification aujourd'hui peut permettre d'économiser du temps et de l'argent à l'avenir.

Une simple liste de contrôle vous aide :

Respectez votre budget

Choisissez des chaises adaptées à vos employés

Standardiser le mobilier de bureau

Évitez les achats inutiles.

Réduire les coûts de remplacement futurs

Facilitez grandement la communication avec les fournisseurs

Liste de vérification n° 1 : Calculez le nombre de chaises dont vous avez réellement besoin.

Ne commandez pas simplement une chaise pour chaque employé actuel.

Réfléchissez au fonctionnement de votre bureau au cours des deux ou trois prochaines années.

Votre plan devrait inclure :

postes de travail des employés

Salles de réunion

Espace de réception

Sièges visiteurs

Bureaux des directeurs

Espaces de travail partagés

Chaises de rechange pour les nouveaux employés

Par exemple, si votre start-up compte actuellement 30 employés mais prévoit d'en embaucher 10 autres d'ici un an, commander 40 chaises en une seule fois peut réduire les coûts d'expédition futurs et garantir une apparence de bureau uniforme.

Liste de contrôle n° 2 : Établir un budget réaliste

Le budget est important, mais ne comparez pas les chaises de bureau uniquement en fonction de leur prix d'achat.

Calculez plutôt l'investissement total, y compris :

Prix ​​de la chaise

Frais de livraison

Droits d'importation

Installation

Maintenance future

coûts de remplacement

Par exemple, une chaise qui coûte 20 dollars de plus mais qui dure deux fois plus longtemps offre souvent un bien meilleur rapport qualité-prix que l'option la moins chère.

Conseil d'usine

Pensez au coût annuel, et non simplement au coût par chaise.

Une chaise ergonomique durable, dotée de composants de qualité, coûte généralement moins cher sur sa durée de vie car elle nécessite moins de réparations et de remplacements.

Liste de contrôle n° 3 : Déterminez les caractéristiques ergonomiques dont votre équipe a besoin.

Tous les bureaux n'ont pas besoin du fauteuil ergonomique le plus sophistiqué.

Concentrez-vous plutôt sur les fonctionnalités que les employés utiliseront au quotidien.

Caractéristiques essentielles

Soutien lombaire réglable

Réglage de la hauteur du siège

Réglage de la profondeur du siège

Accoudoirs réglables

Dos en maille respirante

Mécanisme d'inclinaison fluide

Ces fonctions permettent de s'adapter aux employés de tailles et d'habitudes de travail différentes.

Fonctionnalités optionnelles

En fonction de votre budget, vous pouvez également envisager :

mécanisme d'inclinaison vers l'avant

repose-pieds

Socle en aluminium

Cintre

Ces fonctionnalités améliorent le confort, mais ne sont pas forcément nécessaires pour tous les bureaux de start-up.

Liste de vérification n° 4 : Tenir compte des différentes morphologies des employés

Chaque employé a une position assise différente.

Certains sont plus grands, d'autres plus petits, et beaucoup partagent un poste de travail tout au long de la journée.

Une chaise de bureau fixe peut convenir parfaitement à un employé, mais être inconfortable pour un autre.

Recherchez des chaises réglables :

Hauteur du siège

Hauteur du dossier

Profondeur d'assise

Soutien lombaire

Accoudoirs

appui-tête

Plus le siège est réglable, plus il est facile pour les différents employés de trouver une position assise confortable.

C’est particulièrement important pour les startups où les postes de travail sont souvent partagés ou lorsque les départements continuent de s’agrandir.

Liste de contrôle n° 5 : Vérifiez la qualité du produit, pas seulement son apparence.

De nombreuses chaises de bureau se ressemblent sur les photos en ligne.

Cependant, les composants internes du fauteuil déterminent ses performances après des années d'utilisation quotidienne.

Avant de prendre une décision, interrogez votre fournisseur sur les points suivants :

Ascenseur à gaz

Choisissez un vérin à gaz de classe 4 pour une durabilité et une sécurité accrues.

Mécanisme

Un mécanisme synchronisé offre un mouvement plus fluide et un meilleur soutien ergonomique qu'un mécanisme d'inclinaison de base.

Engrener

Les mailles importées de haute qualité conservent leur élasticité beaucoup plus longtemps que les alternatives bon marché.

Mousse

La mousse moulée offre un meilleur confort et conserve sa forme au fil du temps.

Pied de chaise

Une base renforcée en nylon ou en aluminium offre une plus grande résistance et une meilleure stabilité pour une utilisation dans les bureaux commerciaux.

Certifications

Demandez si le président a réussi des tests tels que le BIFMA.

Ces certifications attestent que la chaise a été testée en matière de durabilité, de stabilité et de sécurité.

Liste de vérification rapide pour l'achat d'une chaise de bureau

Avant de demander un devis, assurez-vous de pouvoir répondre à ces questions :

De combien de chaises avons-nous besoin ?

Quel est notre budget ?

Quelles sont les caractéristiques ergonomiques essentielles ?

Avons-nous besoin d'une personnalisation ?

Avons-nous vérifié la qualité du produit ?

Avons-nous vérifié les certifications ?

Si vous avez suivi ces étapes, vous êtes déjà bien préparé pour comparer les fournisseurs et demander des devis.

Liste de contrôle n° 6 : Choisir le bon fournisseur

Choisir le bon fauteuil de bureau ne représente qu'une partie de la décision. Choisir le bon fournisseur est tout aussi important.

Un fournisseur fiable peut vous garantir une qualité de produit constante, des livraisons ponctuelles et un soutien à long terme à mesure que votre entreprise se développe.

Avant de prendre une décision, posez-vous les questions suivantes :

Êtes-vous un fabricant ou une société commerciale ?

Depuis combien d'années fabriquez-vous des chaises de bureau ergonomiques ?

Pouvez-vous fournir des rapports de test BIFMA ou EN1335 ?

Disposez-vous de votre propre processus de contrôle qualité ?

Quelle garantie offrez-vous ?

Les pièces détachées sont-elles disponibles après la livraison ?

Pouvez-vous prendre en charge la personnalisation OEM ou la marque personnalisée si nécessaire ?

Travailler directement avec un fabricant expérimenté permet généralement d'obtenir une meilleure communication, une assistance technique plus rapide et une qualité de produit plus stable.

Liste de vérification n° 7 : Planifiez la livraison avant de passer la commande

La planification des livraisons est souvent négligée lors de l'aménagement des bureaux.

Discuter des aspects logistiques avec votre fournisseur dès le début du projet peut vous aider à éviter les retards et les coûts imprévus.

Les points importants à confirmer sont les suivants :

Exemple d'évaluation

Commandez d'abord une ou deux chaises d'essai afin que votre équipe puisse évaluer le confort, la qualité et la fonctionnalité avant de passer une commande en gros.

Délai de production

La plupart des fabricants de chaises de bureau ergonomiques ont besoin d'environ 30 jours pour la production en série, en fonction de la quantité commandée et de la personnalisation.

Méthode d'expédition

Choisissez l'option d'expédition la plus adaptée à votre calendrier de projet.

Transport aérien pour échantillons urgents

LCL (chargement partiel d'un conteneur) pour les petites commandes

Conteneur 20GP pour projets de taille moyenne

Conteneur 40HQ pour les grandes installations de bureaux

En planifiant à l'avance, vous vous assurez que vos chaises arrivent avant l'emménagement des employés dans les nouveaux bureaux.

Liste de contrôle n° 8 : Pensez à la croissance future

De nombreuses startups connaissent une croissance plus rapide que prévu.

Si vous prévoyez d'embaucher davantage d'employés au cours des deux prochaines années, tenez-en compte lors du choix de vos chaises de bureau.

Demandez à votre fournisseur :

Ce modèle sera-t-il toujours disponible l'année prochaine ?

Les commandes futures pourront-elles correspondre aux chaises actuelles ?

Les pièces de rechange seront-elles toujours disponibles ?

Peut-on fournir rapidement des conteneurs supplémentaires ?

Choisir un fournisseur à long terme facilite grandement l'expansion future des bureaux tout en conservant une apparence cohérente.

Chaises ergonomiques recommandées pour les bureaux de startups

Chaque équipe a des besoins différents. Voici quelques options de chaises ergonomiques couramment choisies par les entreprises en pleine croissance.

Vista – Le meilleur rapport qualité-prix pour les équipes en pleine croissance

Vista est conçu pour les entreprises qui ont besoin de performances ergonomiques fiables à un prix compétitif.

Idéal pour :

Bureaux à aire ouverte

Grands projets de bureaux

équipes de startups en pleine croissance

Caractéristiques principales :

Hauteur du dossier réglable

Réglage de la profondeur du siège

Dos en maille respirante

Cadre à double couche pour une durabilité accrue

Inclinaison synchronisée et fluide

STEM – Chaise de bureau économique pour un usage quotidien

Pour les startups disposant d'un budget plus restreint, STEM offre les ajustements ergonomiques essentiels nécessaires au travail de bureau quotidien.

Convient pour :

petites et moyennes entreprises

Postes de travail partagés

Travail quotidien sur ordinateur

Caractéristiques principales :

Siège en mousse moulée

Soutien lombaire réglable

Mécanisme stable

Dos en maille confortable

Sail – Conçue pour les longues heures de travail

Pour les employés qui passent la majeure partie de leur journée devant un ordinateur, Sail offre un meilleur soutien ergonomique et une plus grande capacité de réglage.

Convient pour :

sociétés de logiciels

Designers

équipes du service client

professionnels de bureau

Caractéristiques principales :

Soutien lombaire dynamique

Hauteur du dossier réglable

Réglage de la profondeur du siège

Accoudoirs 4D

Mécanisme d'inclinaison synchronisé

Sail 2 – Solution ergonomique haut de gamme

Sail 2 offre une gamme plus étendue de réglages ergonomiques pour les entreprises souhaitant créer un environnement de travail haut de gamme.

Convient pour :

entreprises technologiques

Postes de travail de direction

Équipes créatives

Caractéristiques principales :

Fonction d'inclinaison vers l'avant

Hauteur et profondeur lombaires réglables

Accoudoirs à 360°

Mécanisme synchronisé avancé

maille importée de qualité supérieure

Liste de contrôle pour l'achat de chaises de bureau

Avant de passer votre commande, assurez-vous d'avoir effectué les opérations suivantes :

Remplir cette liste de contrôle avant de demander des devis facilitera grandement la comparaison des fournisseurs et réduira le risque d'erreurs d'achat coûteuses.

Foire aux questions

Combien de chaises de bureau une start-up devrait-elle acheter ?

Outre les employés actuels, il faut inclure dans le calcul du total les salles de réunion, les places assises pour les visiteurs, les bureaux des gestionnaires et les plans de recrutement futurs.

Quelles sont les caractéristiques ergonomiques les plus importantes ?

Le soutien lombaire réglable, la hauteur et la profondeur du siège, les accoudoirs réglables et un mécanisme d'inclinaison synchronisé offrent le plus grand avantage à la plupart des employés de bureau.

Les startups devraient-elles acheter directement auprès des fabricants ?

Pour les projets impliquant des dizaines ou des centaines de chaises, l'achat direct auprès d'un fabricant offre souvent de meilleurs prix, un plus grand choix de produits et de plus grandes options de personnalisation.

Quelle est la durée de vie moyenne des chaises de bureau ergonomiques ?

Une chaise ergonomique de bonne facture, dotée de composants de qualité, peut offrir des performances fiables pendant de nombreuses années dans des conditions d'utilisation commerciale normales.

Est-il possible de mélanger différents modèles de chaises dans un même envoi ?

Oui. La plupart des fabricants autorisent le mélange de modèles dans un même conteneur, ce qui facilite l'aménagement des différents services tout en optimisant les coûts d'expédition.

Réflexions finales

Choisir des chaises de bureau pour les nouveaux locaux d'une start-up est un investissement dans le confort des employés, la productivité au travail et le succès à long terme de votre entreprise.

En planifiant à l'avance, en définissant vos exigences ergonomiques, en évaluant la qualité des produits et en travaillant avec un fabricant fiable, vous pouvez créer un bureau plus sain tout en évitant des coûts de remplacement inutiles à l'avenir.

Quelques heures consacrées à la préparation aujourd'hui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, d'argent et vous éviter bien des frustrations une fois votre bureau opérationnel.

Vous planifiez votre bureau de startup ?

Que vous aménagiez un espace de travail pour 20 employés ou que vous planifiiez un agrandissement plus important de vos bureaux, Hookay propose des chaises de bureau ergonomiques conçues pour le confort, la durabilité et une valeur à long terme.

Avec plus de 16 ans d'expérience dans la fabrication, des commandes groupées flexibles, des services OEM et une garantie de 5 ans, nous aidons les startups à créer des espaces de travail qui soutiennent à la fois les employés et la croissance de l'entreprise.

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